Почему это выгодно и удобно

ПЭП, УКЭП и УНЭП – в чем разница

ПЭП (простая электронная подпись) – это подтверждение действий сотрудника в информационной системе. Авторство документа обеспечивается нажатием сотрудником, авторизованным в системе, тех или иных кнопок (например, команда «Подписать» на форме документа).

ПЭП не имеет сертификатов ключей ЭП и не применяет алгоритмов шифрования содержимого файла. Другими словами, ПЭП обеспечивает подтверждение авторства документа, но не защищает его контент. Зачастую в бланк документа программно выводят штамп ПЭП по аналогии с другими видами ЭП для обеспечения визуализации такой подписи. Содержимое документа защищают от изменений средствами используемой информационной системы.

Как правило, ПЭП применяется для внутренних документов компании для сокращения бумажного потока.

УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись). Данный вид подписи уже не только подтверждает авторство, но и защищает контент документа с помощью криптографических механизмов. УНЭП предполагает выдачу сертификата ключа ЭП на отчуждаемом носителе или хранение на определенном ресурсе (например, в облаке или реестре Windows). Компания может выпустить такие сертификаты самостоятельно или заказать их у внешнего подрядчика. Сертификаты ключа электронной подписи не требуют привлечения к взаимодействию третьих лиц – удостоверяющих центров.

УКЭП (усиленная квалифицированная подпись) – этот вид подписи считается самым защищенным. Компании должны заказывать такие подписи у аккредитованных удостоверяющих центров. Список АУЦ постепенно расширяется, его можно найти на сайте ФНС.

Электронные документы, подписанные УКЭП, являются равнозначными документам с рукописной подписью, и признаются легитимными во всех правоотношениях.

Документы, подписанные ПЭП или УНЭП, признаются равнозначными лично завизированным бумажным документам, если это не запрещено законом в явном виде в нормативных актах и зафиксировано двусторонним соглашением. Такое соглашение должно содержать:

• порядок проверки ЭП;
• правила определения лица, подписывающего ЭД, по его подписи;
• обязанность лица защищать ключ ЭП от компрометации.

Личный кабинет сотрудника

1C-Интегратор WiseAdvice-IT является не просто партнером крупнейшего разработчика бизнес-приложений в России, но и создает собственные программные решения на базе 1С.

Для реализации проектов по созданию КЭДО с переходом от бумажного кадрового делопроизводства к электронным документам и процессам их обработки, был создан сервис «WA:Личный кабинет сотрудника» (далее WA:ЛКС). Этот программный продукт для удобного взаимодействия с сотрудниками родился на основе лучших проектных практик и продолжает развиваться с учетом требований бизнеса и законов.

Рис.2 Пример инфраструктуры бизнеса для организации кадрового электронного документооборота

Внедрение кадрового ЭДО

Проект перехода на КЭДО «под ключ», полное соответствие ТК РФ, простая интеграция с вашей учетной системой

Какие возможности предоставляет сервис WA:ЛКС:

• Все данные в одном месте! Сервис работает сразу через веб-интерфейс напрямую с программой «1С:Зарплата и управление персоналом». То есть сотрудник заходит в WA:ЛКС через веб-приложение или мобильное приложение напрямую в базу данных вашей учетной системы. Никакие данные не хранятся в «других местах», нет зависимости от поставщика и его серверов, что повышает надежность и безопасность работы сервиса;
• Экономия за счет ухода от бумажного кадрового делопроизводства и перехода на КЭДО с продуктом WA:ЛКС составляет, по нашим расчетам, порядка 1 млн 200 тысяч рублей в год на 1000 сотрудников;
• Программный продукт соответствует законодательству – в 2022 году разрешено ведение кадрового документооборота в электронном виде;
• ЛКС позволяет повысить качество и удобство управления кадровыми документами, в разы улучшить эффективность взаимодействия с сотрудниками и контролирующими органами;
• Все кадровые документы в бумажном виде больше не нужны, при этом кадровые документы в электронном виде имеют полную юридическую силу! Устанавливайте надстройку WA:ЛКС в ваш 1С:ЗУП и используйте. Все очень просто;
• Все кадровые задачи решаются удаленно, через личный кабинет сотрудника. Больше не нужно ходить по кабинетам, делать сканы, пересылки и переписки;

Рис.3 Список документов на подпись в приложении WA:Личный кабинет сотрудника

• Расчетный листок всегда «под рукой», актуальная информация берется напрямую из 1С;
• Удобные настройки программного продукта WA:ЛКС позволяют: добавить любые виды заявок, использовать англоязычный интерфейс (что важно для крупных международных компаний), использовать в оформлении корпоративный стиль;

Рис.4 Список заявок в WA:Личный кабинет сотрудника

Рис.5 План-факт по графику отпусков по всему отделу в WA:ЛКС

Управляйте всеми документами сотрудников в единой системе на базе 1С! Наши эксперты бесплатно проконсультируют вас по стоимости проекта перехода на КЭДО, функционалу и практике использования продукта «WA:Личный кабинет сотрудника».

Как подписывать электронные кадровые документы

Подписывать трудовые документы в цифре можно тремя видами подписей. Простая электронная подпись (ПЭП) имеет минимальную защиту. То, что подпись сформирована, подтверждается только использованием пароля или кода.

В отличие от простой ЭП, при создании усиленной подписи применяется криптографическое преобразование информации. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) позволяет с помощью комбинации данных не только установить личность того, кто подписал документ, но и зафиксировать внесение изменений уже после подписания. Для получения квалифицированной электронной подписи (УКЭП) применяются только российские алгоритмы, соответствующие ГОСТ.

Простую и неквалифицированные подписи может выпустить работодатель в информационной системе, например, в Directum HR Pro. УКЭП выдаются только в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Заявление на выпуск УНЭП можно подписать из личного кабинета Directum HR Pro

Для онлайн-подписания документов 377-ФЗ разрешает использовать еще один вид ЭП — Госключ. В мобильном приложении от Минцифры можно сгенерировать как УНЭП, так и УКЭП. Среди плюсов —бесплатные ЭП для сотрудников, удобство доступа через мобильное приложение. Госключ уже интегрирован в некоторые системы КЭДО, в том числе в Directum HR Pro.

Цифровая трансформация – бояться или верить?

Взаимодействие с кадровиками сопровождает человека всю сознательную жизнь: от школы и до пенсионного возраста. Нередко оно небезболезненно и занимает огромную часть времени, которое можно посвятить другим, более важным и нужным делам.

Человечество не зря придумывает все новые и новые механизмы минимизации неэффективных способов ведения процессов.

Оптимальный кадровый процесс – это плюсы не только для работника компании, но и для кадровой службы, и в целом для бизнеса

Разберем подробнее, о чем речь.

Методологические решения

В организации произведена и закреплена в Directum RX классификация документов:

• в рамках делопроизводства — документов организации по видам документов, с соответствующими сроками хранения.
• по договорному блоку — договорных документов организации по срокам хранения в зависимости от категорий, включая договорные документы переданные из исторических и интегрируемых с Directum RX систем.
• по управлению документами проектов — проектных документов по видам документов, по проектам, типам проектов, а также этапам проектов и видам работ.

Спроектирован и реализован удобный механизм гибкого поиска проектных документов по различным критериям на основе реестра документов с настраиваемыми фильтрами.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

• Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
• Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
• Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
• Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
• Учет проверок государственными органами;
• Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).

Как работодателям внедрять цифровое управление персоналом

Пять шагов, которые позволят отказаться от бумажного делопроизводства

Дмитрий Махлин

, директор компании HRlink по развитию бизнеса

15 ноября заканчивается эксперимент Минтруда, разрешающий вести все кадровые документы в цифровом виде. К этому моменту должен быть принят закон о внедрении безбумажного кадрового документооборота (он принят в первом чтении в июне 2021 г.), иначе 375 участников эксперимента, среди которых крупнейшие работодатели России, окажутся в правовом вакууме.

На сегодня законы разрешают вести 80% кадровых документов только в электронном виде. Это расчетные листки, графики отпусков, приказы, уведомления. Документы о приеме и увольнении сотрудников, дисциплинарных взысканиях и материальной ответственности необходимо дублировать на бумаге. С распространением удаленной работы это стало неудобно как сотрудникам, так и работодателям.

С января 2021 г. разрешен полностью безбумажный кадровый документооборот с дистанционными сотрудниками. Такую практику планируется распространить на всех сотрудников.

Закон о внедрении цифрового кадрового документооборота отменяет требование о подписании документов только квалифицированной электронной подписью. Оно было серьезным барьером для внедрения безбумажного документооборота. Теперь можно будет использовать неквалифицированную подпись или учетную запись на сайте госуслуг (в частности, госключ, который планируют оформлять бесплатно всем гражданам страны). В случае если более 50% сотрудников не против цифровых документов, работодатель имеет право обязать остальных перейти на электронный документооборот. Это существенно упрощает переход.

Быстро и безболезненно внедрить электронный кадровый документооборот работодателям помогут пять шагов.

1. Обследовать текущие кадровые процессы в компании. Аудит кадровых документов позволит выявить, какие из них действительно используются и должны быть переведены в электронный вид. Часто бывает, что некоторые документы устарели и давно не применяются. Важно унифицировать все используемые формы.

2. Выбрать информационную систему. Закон разрешает использовать собственную информационную систему, внедрить готовое решение или организовать процесс на базе портала «Работа в России». Большинство компаний, участвующих в эксперименте Минтруда, применяют сервисы сторонних разработчиков.

3. Подготовить IT-инфраструктуру. В целом требования к IT при внедрении цифрового кадрового делопроизводства невысоки. Важно удостовериться, что хранение данных сотрудников в учетной системе (1С, SAP и проч.) организовано правильно. Там должны быть актуальные паспортные данные и телефоны сотрудников. В противном случае возникнут трудности. Например, при выпуске цифровой подписи информация сверяется с Пенсионным фондом России и, если данные разнятся, подпись не выдается.

Если в компании запрещено использовать определенные каналы передачи данных, нужно обеспокоиться покупкой лицензии на защищенный канал VIPNet.

4. Запустить пилотный проект. В него рекомендуется включить от 100 до 2000 сотрудников в зависимости от размера компании. Во время пилотного проекта можно отладить процессы, выявить узкие места и доработать технические детали. Например, можно выявить процессы, которые неудобны или отнимают слишком много времени. Устранить недостатки лучше до масштабирования проекта на всю компанию. Кроме этого станет понятно, как относятся к переходу на цифровой документооборот сотрудники, какие сложности они испытывают. С учетом этих сведений можно разработать меры мотивации.

5. Мотивировать персонал. Это ключевой пункт, потому что сопротивление сотрудников может поставить под угрозу весь проект внедрения цифрового кадрового делопроизводства. Сначала важно убедить лидеров мнений в удобстве и необходимости безбумажного управления персоналом. Они должны участвовать в пилотном проекте, их опыт и рекомендации стоит учитывать при адаптации процессов. Нужно провести разъяснительную работу с сотрудниками: объяснить требования законов, рассказать о безопасности данных, показать выгоду от использования электронных документов. Нельзя действовать директивно. Электронные трудовые книжки до сих пор вызывают сопротивление работников. Необходимо учесть эти ошибки при внедрении электронного кадрового документооборота.

Переход на электронный документооборот снизит нагрузку на отдел кадров, ускорит наем специалистов (подписать трудовой договор можно будет сразу после принятия предложения), сэкономит время сотрудников, уменьшит расходы на пересылку документов. Безбумажный HR уже не будущее, а реальность.

Удастся ли полностью уйти от бумаги?

К сожалению, не все документы можно переводить в цифру. На бумаге остаются, например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, журналы по охране труда. Правда, последние могут быть исключены из этого списка совсем скоро: на рассмотрении Госдумы находится законопроект, который разрешит работником заверять прохождение инструктажа электронной подписью.

Что же можно оцифровать? Внутренние нормативные акты, всё, что связано с отпусками, учетом рабочего времени, командировкамии даже основополагающий трудовой договор.

Важно, что компаниям, которые уже перешли на цифровое КДП, при оформлении кадровых документов с 1 марта 2023 года нужно руководствоваться нормами приказа Минтруда № 578н, который утвердил единые требования к трудовым документам в цифре. Правовой акт описывает структуру и составляющие части такого документа, к которым относятся основная часть в формате PDF-A/1A, приложения, электронные подписи, машиночитаемая доверенность (при наличии) и XML-описание.

Технические решения

Отказоустойчивость. Для обеспечения бесперебойной работы СЭД 24/7 был организован отказоустойчивый кластер, содержащий 4 сервера приложений Directum RX. Сервисы, необходимые для работы модулей и решений СЭД, также имели дублирующие сервера. Большинство дублирующих серверов работало в режиме балансировки нагрузки. Была реализована защита от split-brain.

Синхронизация справочников. В рамках работ по организации интеграции со сторонними системами, а также решая задачу по периодической актуализации справочников Directum RX, были реализованы интеграционные сценарии и утилиты, обеспечивающие синхронизацию следующих справочников Directum RX со сторонними системами и классификаторами:

• Подразделения;
• Должности;
• Сотрудники;
• Персоны;
• Контрагенты;
• Банки;
• Регионы (для регионов РФ);
• Населенные пункты (для населенных пунктов РФ).

Синхронизация организационной структуры и выдачи прав. Точкой входа изменений организационной структуры, штатного расписания и кадрового состава организации являлись внешние системы. С учетом большого количества сотрудников, ручное администрирование таких справочников как: Подразделения, Должности, Сотрудники, не представлялось возможным.

Это и привело к необходимости реализации интеграционных сценариев с соответствующими системами. Однако, при этом стояла задача не только отразить те или иные структурные и кадровые изменения в Directum RX, но и обеспечить автоматизированную выдачу прав на документы и передачу задач между сотрудниками. Для решения последних задач был разработан и реализован в системе «механизм передачи дел».

Механизм передачи дел (Развернуть)

Механизм передачи дел плотно взаимодействует с фоновым процессом интеграции. Исходные данные для работы механизма на стороне Directum RX формируются в рамках работы фонового процесса.

На текущий момент механизм передачи дел отрабатывает такие кадровые события как:

• Прием нового сотрудника;
• Увольнение сотрудника;
• Прием после увольнения;
• Перемещение сотрудника.

Directum RX на своей стороне определяет, к какому кейсу относится кадровое событие и, в зависимости от этого, запускает одну или несколько процедур описанных ниже, с формированием новой действующей записи справочника Сотрудники, при этом у «старой» записи статус меняется на «Закрытая».

Схемы процессов: Прием нового сотрудника и Увольнение сотрудника (соответственно)

Прием после увольнения

Перемещение сотрудника внутри организации

Процедуры механизма передачи дел

Процедура передача выдача прав

Для обеспечения передачи прав со «старой» либо «старых» записей сотрудников, проверяется наличие действующего системного замещения на «новую» запись сотрудника с каждой «старой» записью сотрудника в Directum RX, удовлетворяющей определенным условиям (анализируются подразделения старого нового сотрудника и положение сотрудника в иерархии организационной структуры). При отсутствии замещения создается системное замещение со «старой» записи на действующую «новую».

Процедура передачи заданий поручений, формирования заданий на выполнение ранее не выполненных заданий

В случае, если в результате кадрового события Сотрудник остается в том же подразделении и его уровень в иерархии не изменяется или становится выше, реализуется следующий сценарий.

Создается обычное замещение со «старой» либо «старых» (если таковых несколько) записей на «новую», при условии, что на них «висят» незавершенные задания. Замещения формируются одновременно с отправкой задачи на «новую» запись сотрудника с темой «Выполните старые задания» (для обеспечения завершения выполнения заданий, в том числе по регламентам и в том числе поручений, полученных на «старую» либо «старые» записи сотрудников). При выполнении данного задания, дата завершения замещения становится текущей и на следующий день действие замещения прекращается, замещение перестает отображаться в списке замещений сотрудника.

В случае, если в результате кадрового события Сотрудник перешел в другое подразделение либо и его уровень в иерархии стал ниже, либо сотрудник уволился, реализуется следующий сценарий:

Формируется задание на руководителя сотрудника с вложением незавершенных заданий «старой» записи сотрудника. Простые задачи и поручения при этом руководителем прекращаются и стартуются заново, при этом руководитель указывает нового исполнителя по задачам. Задания по регламентам руководитель переадресовывает по кнопке «Переадресовать» на нового исполнителя.

Процедура включения в роли

Система осуществляет поиск «старых» записей сотрудника в справочнике Роли. В случае обнаружения, в роль добавляется «новая» запись, «старая» удаляется.

Процедура переноса учетных записей

Учетная запись со «старой» записи сотрудника перепривязывается к «новой» записи.

Процедура актуализации списков сотрудников для рассылки документов

Система осуществляет поиск «старых» записей сотрудников в списках сотрудников (модуль Делопроизводство»), в случае нахождения «старая» запись в списке меняется на «новую».

В случае, если в результате кадровых событий, изменилось подразделение сотрудника либо сотрудник уволился, то при нахождения «старой» записи сотрудника, автору данного списка направляется задание с вложением ссылки на список для актуализации. Если запись автора списка Закрытая (автор уволился и т.п.) задание направляется администраторам Directum RX.

А что на практике?

Крупный производитель шоколада и снэков «Мон’дэлис Русь» запланировал перевести в цифровой вид кадровые документы и процессы еще в 2020 году. Такая возможность была у компаний, согласившихся на участие в эксперименте Минтруда. В качестве информационной системы выбрали Directum RX. В результате во время пандемии сотрудников удалось без потерь перевести на удаленную работу, а параллельно снизить трудозатраты сотрудников на выполнение рутинных операций и ускорить многие процессы. Например, для переноса отпуска в системе сотруднику достаточно 3 минут.

Производитель профессиональной косметики для волос ESTEL подключился к КЭДО на базе системы Directum HR Pro. В цифру перевели основные кадровые документы, упростилось их оформление, согласование и подписание. Сотрудники оценили удобство работы в личном кабинете через мобильное приложение Directum Jazz, а кадровики избавились от большинства рутинных задач. Время на подписание документов сократилось в 8 раз, а HR-процессы идут в 6 раз быстрее.

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.

Как оптимизировать работу с кадровыми документами в организации

• Составьте список кадровых документов для вашей организации;
• Ответьте на вопрос: на основании какого нормативно-правового акта заполняется каждый документ? У вас появится список обязательных и необязательных документов. Отдельно можно выделить те документы, которые важно заполнять исключительно в бумажном формате;
• Проанализируйте каждый необязательный документ. Защищает ли как-то тот или иной документ интересы вашей организации? Возрастают ли риски для компании при отсутствии этого документа? Если нет, то можно отказаться от ведения конкретного документа;
• Если вы понимаете, что конкретный необязательный документ крайне важен для вашей организации, можно рассмотреть вопрос о переводе его в электронный формат. Это повысит эффективность работы кадровых отделов и значительно сэкономит время.

Цифровой профиль сотрудника

Работодатель, оцифровывания HR-процессы, собирает все больше информации о людях. Из нее формируется цифровой профиль сотрудника, который отражает его жизненный цикл в компании – с момента первого касания и до увольнения (иногда и дальше). И это еще один тренд цифровой трансформации кадровых служб.

Цифровой профиль сотрудника – тот инструмент, который поможет руководителям и самому работнику следить за его профессиональным развитием и эмоциональным состоянием

Исследование Oracle показало: 85% сотрудников считают, что работодатель недостаточно занимается их карьерным развитием. А 75% признались, что в 2021 году оказались в карьерном тупике. Поэтому становится особенно важно развивать таланты и планировать карьеру.

В цифровом профиле, как правило, содержится информация об образовании, опыте и компетенциях работника. Сопоставляя их с навыками, которые необходимы для занимаемой или желаемой позиции, можно находить зоны роста и рекомендовать образовательные программы. Хорошо, если в профиле виден прогресс сотрудника в личных и командных целях, а также показатели вовлеченности в рабочие процессы.

Электронная подпись

Компания может вести кадровую документацию в электронном виде. Чтобы идентифицировать человека, подписавшего документ, вам понадобится электронная подпись. Существует несколько видов ЭП: усиленные (квалифицированные и неквалифицированные) и простые.

Есть ряд обязательных кадровых документов, которые требуют собственноручной подписи согласно закону. Чтобы перевести их в электронный вид потребуются УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Например, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении и прочие.

Документы, которые необязательно вести в бумажном виде, возможно подписать при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

Чтобы подписать необязательные документы, можно воспользоваться простой подписью (ПЭП).

Кадровый электронный документооборот или КЭДО

Давайте посмотрим, какие же ключевые кадровые процессы действительно можно и нужно оцифровать без рисков для работодателя:

• Взаимоотношения с дистанционными сотрудниками (все процессы!);
• Прием;
• Перевод;
• Выдача справок и копий кадровых документов сотрудникам;
• Работа с кандидатами;
• Отсутствия сотрудника;
• Заявления на отпуск, командировку, увольнение и т. д.

Такие документы можно и нужно подписывать в электронном виде. В зависимости от вида документа разрешено подписывать их различными видами электронной подписи (ЭП).

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

Оптимизация кадрового делопроизводства

В современных условиях максимального использования удаленной работы полезно провести оптимизацию вашего кадрового делопроизводства. Максимальный перевод работы с кадровыми документами в электронный вид, использование современных технологий и сервисов для сокращения временных и финансовых затрат сделают работу с кадровыми документами более эффективной.

Кроме оптимизации затрат вы получаете все выгоды от работы с документами в электронном виде:

• все происходит быстро и удобно;
• ничего не теряется;
• процессы по документам могут быть территориально распределены, но все участники работают с гарантированно актуальными данными;
• надежная система хранения данных (протоколирование, версионирование, архивирование);
• удобная классификация и поиск по самым различным критериям;
• настраиваемая система ограничения доступа к документам.

Рис.1 Шкала законодательных изменений по КЭДО

Более того, государство понимает значимость этого перехода, и с ноября 2021 года в ТК РФ (377-ФЗ) внесены изменения, легализующие использование электронного формата практически всех кадровых документов. Не нужно дожидаться момента, когда КЭДО станет обязательным. Можно самостоятельно с привлечением экспертов использовать имеющиеся возможности и получить удобства и выгоды уже сейчас!

Специалисты WiseAdvice-IT имеют все необходимые компетенции и опыт реализации таких проектов, обращайтесь.

Бесплатная консультация эксперта

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Как происходит работа с электронными документами

Давайте разберем это на примере программного решения WA:Личный кабинет сотрудника от WiseAdvice-IT.

Варианты работы с КЭДО в личном кабинете WA:ЛКС:

• документ создает специалист и отправляет на подписание сотруднику через «Личный кабинет» (трудовой договор, приказ о приеме, расчетный листок и т.д.);
• документ создают сотрудники и через «Личный кабинет» и отправляют руководителю (заявление о приеме, отпуске, и т.д.).

Как выбрать систему для кадрового делопроизводства

Чтобы создавать, подписывать и обмениваться электронными документами, нужна информационная система (ИС) для КДП. Трудовой кодекс предлагает два варианта: портал «Работа России» или ИС, которая позволяет хранить, подписывать и обмениваться электронными документами. Но пока «Работа России» находится в стадии пилота и имеет ограниченную функциональность, компаниям стоит рассмотреть другие решения, например, внедрить КЭДО на базе той информационной системы, которая уже применяется для электронного документооборота.

На какие критерии обратить внимание при выборе ИС:

• реализована интеграция с «1С:ЗУП», а также с порталом «Работа России»;

  Взаимодействие корпоративных систем и портала «Работа России»

• удобный и понятный интерфейс, чтобы сотрудники не тратили много времени на обучение;
• электронные подписи (ЭП) генерируются внутри системы;
• есть долговременный архив для хранения документов 75 лет и более;
• методологическая поддержка и сопровождение при внедрении КЭДО;
• различные варианты доступа: через ПК, смартфон, инфокиоск — для сотрудников, которые не имеют автоматизированного рабочего места.

Краткая справка об эволюции электронных кадровых процессов

Цифровизация кадровых процессов не свалилась нам как снег на голову. Это был и есть поступательный процесс развития электронных взаимоотношений работодатель-работник.

Стартовал этот процесс с электронных трудовых книжек, и первые шаги по оцифровке кадровых процедур стали итогом эксперимента Минтруда.

Эксперимент проходил в два этапа:

• 1-й этап пришелся на 2018 год, по результатам которого в декабре 2019 года и был подписан закон об электронных трудовых книжках;
• 2-й этап эксперимента длился почти два года (2020–2021 гг.). В нем приняли участие уже 381 компания, тогда как в 2018 г. участников было только лишь 13. Каждый работодатель определял перечень кадровых процессов и документов, которые он был готов включить в эксперимент. Итогом стали существенные поправки в ТК РФ, касающиеся перевода документов, регламентирующих отношения между работником и работодателем в электронный вид.

В ноябре 2021 года законодатель разрешил обмениваться электронными трудовыми документами почти в 100% составе

Сейчас регулятор не разрешает использовать кадровый электронный документооборот в отношении следующих документов:

• трудовых книжек (без согласия работника) и формируемых в соответствии с ТК РФ в электронном виде сведений о трудовой деятельности;
• актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказов (распоряжений) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по ОТ, в т. ч. под рукописную подпись сотрудника.

Перспективы цифровизации кадровой работы

Уже сейчас на рынке IT-решений появляются и развиваются различные веб-приложения, сервисы и расширения к учетным системам, призванные автоматизировать блок кадровых процессов.

Рис.1 Этапы внедрения КЭДО

В недалеком будущем с развитием средств криптографии, хранения и защиты информации в электронном виде в цифровизацию будет вовлекаться все больше и больше процессов компаний, и не только кадровых, но и других функциональных областей деятельности компаний.

Пример цифровой трансформации кадровой работы

Покажем на слайдах, приведенных ниже, как решение разработки нашей компании WA:Личный кабинет сотрудника помогает в цифровой трансформации кадровых процессов.

WA:ЛКС – это инструмент доступа к кадровым процессам и документам. Он также актуален для сотрудников, у которых нет постоянного выделенного рабочего места. В личном кабинете отображены все данные сотрудника, информация по заработной плате, отпускам, командировкам и т. д.

Рис.2 Прием на работу в сервисе КЭДО от WiseAdvice

Рис.3 Кадровый перевод в сервисе КЭДО от WiseAdvice

Рис.4 Увольнение сотрудника в WA Личный кабинет сотрудника

Рис.5 Оформление отпуска сотрудника в WA Личный кабинет сотрудника

Рис.6 Процесс командировки

Рис.7 Данные о заработной плате в ЛК сотрудника от WiseAdvice

Внедрение КЭДО – это первый шаг к цифровой трансформации кадровых бизнес-процессов, как и бизнеса в целом. Компания WiseAdvice-IT и ее специалисты помогут вам начать путь в автоматизации ваших процессов и переводу их на новый уровень технологичности и качества. Мы внедряем кадровый ЭДО с 2020 года!

Личный кабинет сотрудника — решение собственной разработки для самообслуживания сотрудников и внедрения КЭДО

Что дает внедрение кадрового электронного документооборота

• Позволяет существенно сократить расходы организации за счет перехода от бумажной документации к электронному формату;
• Повышает результативность работы кадровой службы. Все документы создаются, согласовываются и подписываются в соответствии со сроками и требованиями, предъявляемыми к ним. Создание любых отчетов, списков и баз сотрудников занимает несколько минут. Не нужно «от руки» отмечать, кто подписал документы, а кто нет. Система возьмет эти задачи на себя;
• Минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. Ситуации, когда документы «забыли подготовить», «сдали с опозданием», «некорректно заполнили» будут исключены. Система может отправлять уведомления о новых или напоминать о ранее полученных документах;
• Автоматизация кадрового документооборота делает его максимально понятным и прозрачным. Руководитель кадровой службы или отдельный сотрудник всегда может посмотреть, на какой стадии находится интересующий его документ;
• Большая часть функционала Личного Кабинета настраивается с помощью программы 1С. Все данные сотрудников синхронизируются и хранятся в вашей базе 1С;
• Нет риска потери данных. Вся актуальная информация находится под рукой в полном объеме. Если вам необходим документ, его можно оперативно найти или поднять из архива. Ничего бесследно не пропадет;
• Сильно упрощается задача хранения документов. Всегда есть такая документация, которую нельзя просто выбросить. Их нужно хранить, иногда очень долго. Электронные документы в этой ситуации сильно выигрывают у бумажных;
• Увеличивает возможность дистанционной работы для сотрудников. Это сильно ускоряет документооборот внутри организации, а значит повышает эффективность использования рабочего времени.

Рис.2 Интеграция WA:Личный кабинет сотрудника с Работа в России и 1С

А главное: все решения соответствуют законодательству по КЭДО. Нет необходимости больше вести кадровые документы в бумажном виде. Электронный формат абсолютно легален, имеет юридическую силу и в разы упрощает взаимодействие, как внутри компании, так и со сторонними контролирующими органами.

Автоматизация КЭДО от разработчиков WA:Личный кабинет сотрудника

Электронные подписи

В зависимости от вида документа и его назначения для работы в КЭДО используются разные виды электронной подписи:

• неквалифицированная простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Такие документы, как табель учета рабочего времени, приказ об отпуске или командировке, расчетные листки о зарплате – могут быть подписаны любой электронной подписью (ПЭП, НЭП, КЭП).

Для документов вида: регламенты, положения о внутреннем распорядке, приказы, документы по технике безопасности, график работы и его изменения – должна использоваться обязательно усиленная электронная подпись (КЭП, НЭП).

Для таких ключевых документов, как трудовой договор или приказ об увольнении, обязательна к использованию только усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Кадровые документы для перевода их в электронный вид

Для перевода кадровых документов в электронный вид их можно сгруппировать так:

• документы о приеме на работу;
• локальная документация, определяющая условия работы;
• трудовые договоры, включая и коллективный договор;
• договоры о материальной ответственности и конфиденциальности;
• документы об отпусках (заявления, графики отпусков, уведомление о начале отпуска);
• командировочные документы (приказ, командировочное задание, авансовый отчет и т.д.);
• документы об изменении условий труда (приказ, согласие, доп. соглашение к трудовому договору);
• документы по увольнению (заявление, приказ, соглашение об увольнении);

Можно составить разные классификации кадровых документов по различным основаниям. Одно из оснований – это степень риска по переходу от бумажного делопроизводства к кадровому электронному документообороту. Риски можно разбить на три группы: низкий, средний и высокий.

Низкий риск

К документам с низким риском по переводу их на электронный документооборот можно отнести такие:

• Заявление о приеме на работу;
• Заявление о предоставлении отпуска по графику отпусков;
• Приказ о предоставлении отпуска;
• Авансовый отчет по командировке;
• Трудовой договор о дистанционной работе и его приложения.

Эти документы могут подписывать любой электронной подписью, исключение только для трудового договора — должна быть строго КЭП.

Средний риск

К документам со средним риском по переводу их на электронный документооборот можно отнести такие:

• Правила и положения внутреннего распорядка;
• График отпусков;
• Уведомление о начале отпуска;
• Приказ о направлении сотрудника в командировку;
• Приказ о переводе.

Эти документы должны подписываться КЭП или НЭП.

Высокий риск

К документам с высоким риском по переводу их на электронный формат можно отнести следующие:

• Трудовой договор, все приложения и соглашения к нему;
• Приказ о приеме на работу;
• Личная карточка сотрудника;
• Заявление о предоставлении отпуска, с последующим увольнением;
• Заявление о переводе;
• Дополнительное соглашение о переводе;
• Заявление об увольнении по собственной инициативе;
• Приказ о прекращении трудового договора.

Эти документы должны подписываться исключительно квалифицированной электронной подписью.

Как подготовиться к цифровизации HR-процессов

Для перехода на КЭДО работодатель вправе использовать:

• Свою информационную систему, которая должна обеспечивать:
  подписание ЭД с помощью требуемых видов ЭП;хранение ЭД в течение сроков, установленных для бумажных документов;регистрацию факта получения ЭД сторонами;защиту персональных данных сотрудников и ЭД от несанкционированного доступа и любых неправомерных действий в их отношении;
• подписание ЭД с помощью требуемых видов ЭП;
• хранение ЭД в течение сроков, установленных для бумажных документов;
• регистрацию факта получения ЭД сторонами;
• защиту персональных данных сотрудников и ЭД от несанкционированного доступа и любых неправомерных действий в их отношении;
• В качестве альтернативы своей системы можно использовать единую цифровую платформу «Работа в России». Чтобы пользоваться сервисами платформы, потребуется зарегистрировать компанию на портале. Требования к обработке и хранению ЭД, созданных с помощью портала РвР, обеспечивается ее оператором.

Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника от официального партнера 1С

Обязательные и необязательные документы в организации

Прежде чем приступить к оптимизации кадровых документов в организации нужно разделить все документы, которые сейчас ведутся, на обязательные и необязательные.

К обязательным документам относятся те, которые регламентированы законом РФ. Например, к обязательным документам можно отнести:

• приказ о приеме на работу;
• график отпусков;
• приказ о расторжении/прекращении трудового договора и пр.

К необязательным документам можно отнести все, которые никогда не были обязательными к ведению с точки зрения законодательства или исторически перестали быть обязательными, однако продолжают вестись организациями «по привычке». Например, командировочное удостоверение, установление испытательного срока и пр.

Таким образом, вы сами можете определить, какое количество кадровых документов вы можете вести в электронном формате или сократить.

С ноября 2021 года в ТК РФ были внесены дополнения (ст. 22.1-3 ТК РФ), на основании которых организации могут законно перевести кадровую документацию в электронный вид.

Руководствуясь новыми статьями, кадровые отделы в организациях могут создавать, хранить и передавать документы в электронном виде. Многие документы разрешено не дублировать в бумажном формате.

По ТК РФ только в электронном виде разрешено вести:

• трудовые договоры;
• договоры о мат. ответственности;
• приказы о дисциплинарном взыскании;
• уведомления об изменении условий трудового договора и пр.

Нельзя перевести полностью в электронный формат:

• трудовые книжки, если не получено согласие работника на перевод документа в электронный формат. Если сотрудник дал согласие, тогда можно полноценно перевести трудовую книжку «в цифру»;
• СТД-Р;
• акты о несчастных случаях № Н1;
• приказы об увольнении;
• журнал инструктажей по охране труда.

Работодатель обязан дублировать на бумаге данные экземпляры.

С 1 марта 2023 ожидается вступление в силу новых требований к условиям ведения КЭДО в организациях.

Рис.1 Шкала законодательных изменений в КЭДО

Очевидно, что процесс легализации электронных документов идет очень активно. Не за горами время, когда отсутствие электронного документооборота в организации будет вызывать такое же недоумение, как когда-то его наличие.

Зачем нужна оптимизация кадровой работы

Оптимизация – это упрощение процесса с сохранением или повышением его эффективности. Данная процедура должна привести к таким положительным результатам как:

• сокращение времени на документооборот;
• автоматизация рабочих процессов;
• сокращение количества сотрудников, необходимых для ведения кадрового документооборота;
• сокращение количества ошибок, а вместе с этим и вероятности получить штрафы;
• увеличение эффективности и скорости бизнес-процессов.

Организация кадрового делопроизводства от КСК ГРУПП – это постановка кадрового учета в только что открывшихся компаниях или компаниях, где не велась подобная работа. В комплекс услуг входит: разработка документации, кадровый консалтинг руководства компании и тренинги специалистов.

Усовершенствование процессов

Как только вы привели кадровое делопроизводство в «необходимый и достаточный» вид, можно переходить к следующему шагу — отладке каждого процесса. Главная идея этого этапа состоит в том, чтобы найти для каждого процесса максимально эффективный подход и выполнять то или иное действие наиболее результативно при меньших затратах (как денежных, так и времени и ресурсов).

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:

Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Как перейти на КЭДО

Нельзя так просто взять и начать обмениваться с сотрудниками цифровыми документами. Необходимо провести подготовительную работу:

• Выбрать, какие типы документов перейдут в цифру в первую очередь. Новый для сотрудников процесс можно сначала протестировать на рабочей группе, и уже потом масштабировать на всю компанию.
• Подготовить правила перехода на электронный кадровый документооборот. В локально нормативном акте (ЛНА) необходимо указать информационную систему и порядок предоставления доступа к ней, виды и способы выдачи ЭП, перечень документов для перевода в цифру. Также в ЛНА стоит прописать, с какой даты новые правила вступают в силу.
• Уведомить работников (в любом виде) и собрать от них письменные заявления о переходе на КЭДО.

Управление кадровым составом в период цифровой трансформации

Компания, начавшая свой путь по пути цифровизации кадровых процессов, непременно сталкивается с необходимостью не только подписывать документы ЭП и вести их учет и хранение, но по-новому учитывать данные работников.

В кадровых системах есть достаточно учетных данных, которые необходимы работодателю для обязательной отчетности по персоналу. Но если смотреть в перспективу, то продвинутые компании уже внедряют цифровой профиль сотрудника, в котором регистрируют мероприятия по обучению, планы развития сотрудника, его навыки и увлечения и прочую информацию, помогающую лучше взаимодействовать с сотрудниками и быть более привлекательными как работодатель.

Например, во времена пандемии в 1С:Документообороте был введен контроль самочувствия сотрудников с регистрацией температуры и напоминанием необходимости измерить температуру. А 1С:ЗУП уже несколько лет успешно развивает модуль HR, в котором можно планировать и регистрировать обучение, различные кадровые мероприятия, организовывать опросы и тестирование.

Использование цифровых профилей позволяет поменять подход к управлению организацией и максимально автоматизировать всю рутину. Основная цель этой деятельности – объединить личные цели сотрудника с задачами компании.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;

2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;

3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Как провести оптимизацию кадровой работы

Прежде чем задуматься об оптимизации процесса, первое, что нужно сделать – понять в каком состоянии кадровая служба находится сейчас.

Предварительный анализ

Необходимо подробно ознакомиться с планом и графиком кадрового документооборота.

При изучении этих документов важно ответить на вопросы:

• Какие документы и в скольких экземплярах заполняются на каждого сотрудника?
• Какие документы являются обязательными, а какие – нет?
• Где нужна подпись директора/главного бухгалтера/специалиста по кадрам и, самое главное, сотрудников? У кого есть право подписи и для работы с какими документами?
• Какие документы должны быть подписаны всеми сотрудниками организации или группой, а какие документы – личные.

Кадровый аудит от КСК Групп

Оценим трудовые риски, минимизируем штрафы, поможем избежать трудовых споров.

Пошаговая инструкция по оптимизации кадровой работы компании

Шаг № 1. Создание действующих «маршрутов» документов.

• кто из сотрудников составляет документ;
• кто из сотрудников обрабатывает документ;
• кто из сотрудников участвует в согласовании документа;
• кто регистрирует утвержденный документ.

Важно отметить ситуации, когда один и тот же документ проходит через одного сотрудника несколько раз.

Таким образом составляется «карта» документооборота. Уже из нее можно увидеть «нефункциональные отрезки путей» документа и прочие процессы, усложняющие работу кадровой службы компании.

Шаг № 2. Оптимизация плана и графика документооборота.

Для этого нужно максимально сократить объем документов, а также минимизировать количество операций с документами. Этого можно достигнуть за счет:

• Уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
• Отмены в организации документов с неактуальными формами.
• Перевода документов в электронную форму.

В последующих шагах распишем принцип действий по каждому направлению.

Шаг № 3. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Уничтожить документы можно только после истечения законодательно установленного срока их хранения. При проведении процедуры нужно соблюсти все требования закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

И прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить содержание документов, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для компании никакой ценности и практического значения.

Шаг № 4. Анализ форм документов.

Существуют обязательные документы, которые определены нормами законодательства. Требования к их содержанию и форме устанавливает закон, а не организация.

А есть документы, которые утратили свою актуальность, но компания продолжает их вести по привычке.

Нужно отследить, какие формы документов устарели, и подумать об их отмене в организации.

Например, ранее упразднили форму личной карточки Т-2. Также отменили обязанность создавать приказ о приеме на работу, достаточно оформить трудовой договор. Но многие кадровые службы продолжают их применять.

Шаг № 5. Анализ содержания документов.

Каждый документ должен:

• иметь юридическую силу (реквизиты, подписи и т. д.);
• защищать организацию от разногласий с сотрудниками, проверяющими, от штрафов;
• учитывать потребности работодателя и сотрудников.

Если в документе содержатся лишние реквизиты и сведения, не установленные законом, то их лучше убрать из формы. Таким образом оптимизируем не только сам документооборот, но и форму каждого документа в организации.

Шаг № 6. Анализ дополнительного кадрового документооборота.

Сотрудники отдела кадров часто также занимаются:

• работой с персональными данными;
• ведением журналов по соблюдению техники безопасности;
• соблюдением норм проведения обязательных медосмотров;
• вопросами взаимодействия с миграционными отделениями МВД по работе иностранных сотрудников;
• полностью или частично проведением СОУТ.

В перечисленных направлениях нужно провести такую же работу, как по основному документообороту.

Шаг № 7. Перевод документов в электронную форму.

Самый главный этап оптимизации кадровой работы компании – это перевод документов и операций с ними в электронный формат. Так можно сократить временные затраты на кадровый документооборот, избежать ошибок и беспорядка в работе кадровой службы.

Опишем подробнее последовательность действий при переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Разработка кадровых документов от КСК ГРУПП – подготовка проектов кадровых документов любой сложности: от типовых трудовых договоров и штатных расписаний до специализированных локальных нормативных актов, учитывающих все нюансы работы компании или предприятия.

Переход на кадровый электронный документооборот

Сразу отметим, что не все документы можно вести в электронной форме.

Закон требует оформлять исключительно в бумажном виде:

• акты о несчастных случаях на производстве;
• журналы инструктажей по охране труда.

Приказы о премировании, на отпуска, командировки, трудовые договоры и дополнения к ним, должностные инструкции, табели, расчетные листки и многие другие документы можно перевести в электронный формат.

Ранее существовала возможность ведения КЭДО только с дистанционными сотрудниками (ст. 312.3 ТК), но с конца 2021 года такая возможность появилась для всех работодателей (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Чтобы перевести кадровый документооборот в электронный формат по правилам ст. 22.2 ТК нужно создать ЛНА по организации, в котором прописать:

• дату начала применения КЭДО в организации;
• порядок применения КЭДО;
• порядок ознакомления сотрудников с возможностью КЭДО;
• наименования кадровых документов, которые переводятся в электронный формат;
• тип применяемой ЭЦП со стороны организации и сотрудников;
• прочие правила применения КЭДО в организации.

А если вам некогда заниматься постановкой эффективной системы кадрового делопроизводства, поручите это специалистам КСК ГРУПП. Кадровый аутсорсинг представляет собой комплекс решений для бизнеса с учетом специфики и масштабов деятельности.

Кадровый аутсорсинг включает в себя:

• Кадровый консалтинг – консультирование в области кадрового учета.
• Кадровый аудит – оценка системы кадрового документооборота компании.
• Восстановление кадровых документов – создание или восстановление отсутствующих в системе кадрового учета документов.
• Организация кадрового делопроизводства – постановка кадрового учета и разработка кадровой документации.
• Ведение кадрового делопроизводства – оформление и учет кадровой документации.
• Разработка кадровых документов – подготовка проектов кадровых документов.
• Тренинги – специальная обучающая программа может проводиться как для одного сотрудника компании, так и для целого отдела.

Бесплатная консультация для пользователей Клерк.

Как организуется электронный кадровый документооборот? В первую очередь, должен быть принят регламент или положение по использованию электронного документооборота. Это основа – нет правил, нет системы. Далее эти правила должны быть введены действием приказа по предприятию, а все задействованные сотрудники — ознакомлены с ним.

Следует отметить, что кадровый электронный документооборот может быть:

• тотальным, покрывающим всех сотрудников;
• частичным, где на КЭДО будут переведены отдельные группы сотрудников, особенно те, кто работает в удаленном режиме.

Для работы с документами в электронном виде необходимо использовать электронную подпись, что позволяет обеспечить юридическую значимость кадровых документов. В зависимости от требований законодательства и значимости документов применяются разные электронные подписи (ЭП).

Организуем кадровый ЭДО под нужды бизнеса. Собственная разработка, внедряем КЭДО с 2020 года!