В 2022 году как получить цифровую подпись?

Что такое электронная подпись

По сути подпись — это специально сгенерированный файл с цифрами, который крепится к электронному документу. Этот файл отвечает на три главных вопроса:

• Кто подписал документ?
• Когда подписали документ?
• Есть ли у этого человека полномочия?

Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец электронной подписи. А неквалифицированная и квалифицированная подписи покажут, изменился ли документ после подписания.

В этом году исполнится 20 лет с момента появления первого закона «Об электронной цифровой подписи». Сегодня действует уже другая редакция закона — это Федеральный закон от 06. 2011 № 63-ФЗ, который и устанавливает правила использования бизнесом электронного документооборота (по тексту — ЭДО).

А в период пандемии, электронная подпись востребована как никогда.

Ведь ЭП используется практически во всех бизнес-процессах. Ее могут применять как граждане, так и компании. Электронная подпись (по тексту — ЭП) заменяет собственноручную подпись на бумаге, являясь ее цифровым аналогом. Благодаря ЭП можно передавать подписанные через интернет документы.

Для начала разберемся с видами ЭП, которые существуют в России.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Чтобы начать работать с электронной подписью, необходимо подготовить свое рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.

Рабочее место — это ваш компьютер, на котором вы будете подписывать документы. На нем должна быть операционная система Виндоус или Мак-ос и браузер с доступом в сеть. Линукс тоже подойдет, но его понадобится настроить. Это могут бесплатно сделать в удостоверяющем центре, но туда, возможно, придется везти компьютер.

Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). Самые распространенные средства криптозащиты в России — это «Криптопро CSP», Signal-com CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все они примерно одинаковые.

Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре или МФЦ.

Что такое ЭЦП или ЭП?

Это электронная цифровая подпись. Обычно ее называют просто электронной подписью. Есть три вида ЭП, каждая из них дает разные возможности.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается методами криптошифрования. Владелец получает закрытый и открытый ключ ЭП. Первый передается ему в виде токена, второй доступен всем, с кем владелец ведет электронный документооборот. Открытый ключ связан с закрытым и позволяет подтвердить подлинность ЭП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — полный аналог собственноручной подписи. Она придает документам юридическую силу без дополнительный условий. Создается как НЭП, но обязательно имеет сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена Федеральной службой безопасности. Программное обеспечение для работы с КЭП также сертифицировано ФСБ.

Почему растет интерес к ЭП?

По словам Казакова, интерес бизнеса к получению и использованию ЭП растет даже в тех сферах, где без нее можно обойтись. Эксперт объясняет это тремя причинами.

Применение ЭП ведет к прямому сокращению операционных затрат. Стоимость электронного документа примерно в два раза ниже бумажного, указывает Казаков. Бумага дорожает, к ее цене прибавляются расходы на принтеры, почтовые отправления. При этом предпринимателю нужно постоянно контролировать процесс доставки документов. Есть вероятность, что из-за ошибки почтового оператора контрагент их не получит. Тогда бумаги придется отправлять снова.

Благодаря ЭП бизнес ускоряется. Решения можно принимать быстрее, что особенно актуально в новой экономической реальности. Раньше предприятия могли себе позволить потратить пару недель, чтобы подписать соглашение с поставщиками. Сегодня, если быстро не оформить документы, товара на складе может не оказаться, его продадут кому-нибудь другому.

ЭП открывают дорогу к госзаказам. На сегодняшний день, по мнению Казакова, бизнес максимально заинтересован в государственных деньгах. «Государство в любой кризис платит своим поставщикам. Сейчас это тихая гавань для тех, кто ищет новых клиентов», — поясняет он.

Как приобрести подпись юридическому лицу и ИП

Юридические лица получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ.

Найти удостоверяющий центр можно в списках аккредитованных центров на сайте Минкомсвязи или на сайте e-trust. gosuslugi. Выбирайте тот центр, у которого есть филиал в вашем городе. Удаленно электронную подпись получить нельзя, придется идти за подписью лично.

Чтобы получить электронную подпись, вам потребуются следующие документы:

• Заявление на изготовление электронной подписи. В удостоверяющем центре вам выдадут форму заявления, а в МФЦ вы заполните заявление на сайте госуслуг.
• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получить ее можно на сайте ФНС.
• Копия устава для юридических лиц.
• Паспорт — для ИП.
• СНИЛС — для ИП.

Если подпись получает представитель, ему дополнительно потребуются:

• Доверенность уполномоченного представителя на получение подписи.
• Паспорт получателя.

Когда вы подпишете заявление, надо будет оплатить счет. Лучше платить наличными или банковской картой. Если будете платить банковским переводом, вам придется ждать, когда оплата пройдет. Срок ожидания зависит от того, как быстро банк обработает платеж: можно прождать несколько минут, а можно и несколько дней.

В разных регионах сертификат стоит по-разному. В Москве — от 1650 рублей, а в Хакасии, например, это может стоить от 1300 рублей.

После оплаты вам запишут электронную подпись на токен. Его можно купить в удостоверяющем центре за 1200—1300 рублей. С этого момента сертификат начинает действовать.

Как приобрести подпись физическому лицу

Обычные граждане могут пользоваться любой подписью — простой, неквалифицированной и квалифицированной. Как правило, простая подпись используется для авторизации на госуслугах, где можно заказывать информационные услуги в электронном виде. Неквалифицированной подписью можно пользоваться по договоренности для обмена документами с юридическими лицами. А с помощью квалифицированной подписи получают госуслуги, связанные с имущественными операциями. Например, ею можно подписать договор купли-продажи квартиры и подать его на государственную регистрацию. Или оформить юрлицо без посещения налоговых органов, назначить его директора и других должностных лиц.

• Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
• Паспорт.
• СНИЛС.
• Свидетельство о присвоении ИНН.

В Москве электронная подпись для граждан стоит 900—950 рублей. Вместе с носителем цена составит 1500—1600 Р. Отдельно носитель будет стоить от 1500 рублей. Эта цена отличается в зависимости от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Расходы на электронную подпись в Москве для физических лиц — 2150 Р

Токен1200 Р разово
Электронная подписьот 950 Р в год
Программа СКЗИ0 Р

Расходы на электронную подпись в Москве для юридических лиц — 2700—3600 Р

Токен1200 Р разово
Электронная подписьот 1500 Р в год
Программа СКЗИ0 Р или коммерческая СКЗИ на выбор от 900 Р

Как ЭЦП экономит время и предпринимателя, и бухгалтера?

Сдать отчет в налоговую без личного присутствия и сэкономить свое время — уже не мечта, а реальность для предпринимателя. Электронная цифровая помощь значительно упрощает жизнь.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — сочетание знаков или паролей, эквивалент обычной подписи на бумаге. Основные преимущества ЭЦП

• Высокая степень защиты от подделок.
• Экономия времени. Возможность подавать документы в государственные органы.
• Доступ к участию в торгах гос. Закупок.
• Возможность передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Виды ЭЦППростая электронная подпись ‐ ПЭППЭП состоит из комбинации цифровых данных для идентификации личности. Область применения простой подписи небольшая. Ее можно использовать при авторизации на сайте или для входа в личный кабинет или как ключ доступа к файлам. Неквалифицированная электронная подписьЭто ключ на USB-носителе. При сотрудничестве с контрагентами для внутреннего документооборота компании используют НЭП. А физическим лицам НЭП может пригодится при обращении в налоговую на портале nalog. Квалифицированная электронная подписьУсиленная КЭП — считается самым универсальным типом электронной подписи. Это ключ, созданный с помощью сертифицированных криптографических инструментов на USB-накопителе. Что выбратьПри выборе вида подписи стоит понять, какие задачи она должна выполнять.

• ПЭП не имеет юридической силы, подходит для ежедневных задач.
• НЭК подойдет компаниям с большим объемом документооборота.
• КЭП дает возможность полноценно работать с гос.порталами, отправлять документы и участвовать в торгах.

Все эти сервисы 1С позволяют быстрее и дешевле получить электронную подпись. Но здесь важно понимать, что в зависимости от назначения электронной подписи порядок ее регистрации может быть разным.

Разобраться во всех тонкостях и оформить любой вид электронной подписи поможет 1С:Апрель Софт. Вы уже пользуетесь ЭЦП?

Развитие электронной торговли повлияло и на другие сферы, так все больше и больше людей осуществляют дистанционное «онлайн» подписание договоров. Эпидемия также внесла свой вклад в процесс перехода бизнеса к онлайн переговорам и электронному обороту документов и электронная подпись играет в этом не последнее значение, так как предоставляет его сторонам дополнительную гарантию защиты их прав и интересов.

Суть электронной подписи отражена в ее названии, другими словами это подпись в электронном или цифровом виде. Право Китая определяет подпись как данные, включенные и приложенные в электронной форме к основному документу, с целью идентификации подписавшего его лица и подтверждения того, что подписавший признал содержание подписываемого им документа. Графическое изображение аналогичное реальной подписи, которое мы видим на цифровом документе, является лишь частью электронной подписи, суть же электронной подписи заключается в электронном коде, который сопровождает подписываемый документ.

Закон «Об электронной подписи» был принят в 2014 году и претерпел некоторые изменения в 2015 и 2019 годах. В связи с тем, что суть электронной подписи заключается в электронном коде некоторые компании сомневаются в ее надежности. Это приводит к тому, что электронная подпись пока все еще не получила широкого признания. Справедливо отметить, что Закон напрямую ограничивает силу электронной подписи в случае, если она не обладает аналогичной надежностью в сравнении с рукописной подписью.

Закон устанавливает четыре обязательных критерия надежности электронной подписи, согласно которым: (1) подпись должна принадлежать исключительно подписавшему; (2) подписываемые документы находятся в полном контроле подписанта; (3) возможность контроля за внесением изменений в электронную подпись после произведения подписания; и (4) возможность контроля за внесением изменений в содержание и форму документов после произведения подписания.

В целях обеспечения соответствия указанным выше критериям стороны, как правило, обращаются к специализированным сертифицированным компаниям, предоставляющим услуги по удостоверению электронной подписи. В настоящее время на рынке Китая действует более 40 компаний таких компаний. В 2018 году рынок сертификации электронной подписи перешел порог в 13 миллионов юаней. Вместе с тем, некоторые местные органы власти также обладают полномочиями по удостоверению электронной подписи. Так, в Шанхае компании или частные лица могут напрямую подать заявку на сертификацию электронной подписи на официальном правительственном сайте и проверить подлинность любого электронного документа.

1) Ограничения использования

Как правило, в отсутствие явного запрета сторон на использование электронной подписи для заверения договоров или документов, последние могут быть подписаны электронной подписью и это не повлечет последствия в отношения их силы. Однако, во избежание возникновения споров, стороне, которая планирует подписание договора при помощи электронной подписи, рекомендуется получить прямое согласие других сторон.

Исключения в отношении возможности использования подписи закреплены для сферы личных отношений, таких как вступление в брак, усыновление и наследование, а также для сферы коммунальных услуг, таких как водо-, тепло- и газоснабжение. Документы, подписанные электронной подписью не будут иметь юридической силы

2) Наличие сертификации у компании, удостоверяющей электронную подпись

В связи с тем, что функция удостоверения электронной подписи передана частным компаниям важно осуществить проверку наличия у такой компании надлежащей сертификации на оказание подобных услуг, в противном случае компания рискует признанием договора недействительным.

3) Порядок хранения

После получения электронной подписи, компания должна обеспечить надлежащий режим хранения, который должен как минимум соответствовать режиму, предусмотренному внутренним регулированием компании для хранения печатей. В случае, если документ, который должен быть заверен электронной подписью, содержит информацию, относящуюся к служебной тайне, лицо, которое планирует подписание должно уведомить соответствующие стороны, прекратить использование документов, содержащих эти данные, и предпринять необходимые действия для предотвращение дальнейшего распространения информации.

4) Подтверждение подписанта

Электронное подписание, как правило, предполагает отсутствие личной встречи подписантов, что создает риск подмены реальной стороны. Во избежание подобной ситуации, компании на ряду с использованием электронной подписи рекомендуется проведение электронного звонка, в ходе которого подписант подтвердит свое намерение и онлайн порядок подписания.

В последнее время руководители многих компаний заказывают изготовление электронной подписи. Такая тенденция обусловлена снижением загруженности сотрудников организации: главы, бухгалтера и других специалистов, посредством уменьшения бумажного документооборота. Обладатели ЭП могут значительно быстрее подписывать электронные документы, тем самым повысить эффективность решения бизнес-задач.

Сфера применения ЭП достаточно широка и разнообразна. Согласно действующему закону «Об электронной подписи» определено ее применение в качестве ответственной подписи документа, имеющей такую же юридическую силу как собственноручная подпись и печать на бумажном носителе. Таким образом, ЭП эффективно используется в области документооборота через сеть Интернета между организациями различного назначения.

Однако возможности ЭП этим не ограничиваются. Ее можно назвать надежным механизмом для подтверждения авторства, целостности, актуальности, любой информации, предоставляемой в электронном формате. С помощью электронной подписи можно проверить подлинность данных и факт изменения их посторонними лицами.

Использование электронной подписи в электронной торговле

в электронной торговле Современный темп жизни вынуждает любого бизнесмена старательно экономить время. На основании этого появляются различные системы для автоматизации и ускорения решения бизнес-задач. Сюда также относится система электронной торговли, позволяющая любому желающему удаленно участвовать на торгах, организуемых на специальных площадках. Чтобы стать участником, обязательно нужно иметь электронную подпись.

Использование электронной подписи в электронной торговле предусматривает:

• подтверждение подлинности загружаемых в систему документов (для участников);
• подпись конкурсов, аукционов и заявок (для организаторов);
• приравнивание электронных документов к бумажным;
• подпись заявок на торгах;
• обеспечение подлинности и целостности документов, а также исключение возможности их подделки;
• предотвращение конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть в результате некорректной отправки файлов и подачи заявок на торгах.

Проведение торгов посредством цифровых технологий могут в будущем значительно изменить существующие деловые отношения. Важную роль в этом играют сравнительно малые расходы на коммуникационную составляющую, которая обеспечивается за счет современной цифровой связи (в основном Интернет). Таким образом, руководители малого и среднего бизнеса, обладающие электронной подписью, получают доступ к глобальным рынкам электронной торговли.

Использование электронной подписи в электронном документообороте

Совсем недавно, около десяти лет назад, для обмена документами люди использовали факс. Еще раньше такие операции совершались через почту или курьера. В настоящее время с помощью электронной подписи появилась возможность организовать электронный документооборот, обладающий необходимой юридической значимостью. ЭП на цифровом документе равнозначна собственноручной, она подтверждает авторство и защищает информацию от исправлений.

Цифровые документы значительно быстрее передаются, их удобнее хранить, поэтому переход на электронный документооборот экономически интересен многим организациям. Чтобы организовать его, достаточно иметь ЭП, которую можно оформить в одном из удостоверяющих центров.

Высокий уровень защиты данных – вот еще одно значимое преимущество электронного документооборота. Подписание документа цифровой подписью осуществляется с помощью программы криптопровайдера с использованием ключа, который также называется квалифицированным сертификатом. Чтобы обеспечить максимальный уровень защиты сертификата от злоумышленников, необходимо работать со специальными аппаратно-программными комплексами (ключи I-Token или смарт-карты). В них есть защищенное хранилище, позволяющее использовать PIN коды для работы с квалифицированным сертификатом. Если PIN коды несколько раз подряд вводится неправильно, то работа сертификата блокируется.

Сдача налоговой отчетности в электронном виде с помощью электронной подписи

В век всеобщей компьютеризации выгодно использовать возможности глобальной сети для сдачи налоговой отчетности в электронном виде. Тем более что действующий закон этому способствует – отчеты в цифровом формате с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как традиционные бумажные документы с подписью руководителя и печатью организации.

Сдавать отчеты через Интернет в налоговые органы лучше тем, что такой способ обмена информацией значительно удобнее передачи данных по почте, из рук в руки или на сменных носителях. Таким образом, люди избавились от необходимости куда-то ехать, оплачивать услуги почты, волноваться за хранение бумажных документов и подтверждение их доставки. Представить налоговые отчеты в соответствующие органы можно лично или непосредственно через уполномоченного лица.

Для сдачи отчетов через Интернет лично обязательно нужно иметь:

• электронную подпись на имя руководителя организации или на самого индивидуального предпринимателя, выданную удостоверяющим центром;
• лицензированное программное обеспечение крипто защиты передаваемых данных;
• соглашение о сотрудничестве со специализированным оператором связи, через которого будут отправляться отчеты.

Сдача налоговой отчетности в электронном виде также возможна через представителя налогоплательщика. В таких случаях все обязательства возлагаются на него, а предприятие в свою очередь избавляется от необходимости оформлять цифровую подпись, получать необходимые лицензии и заключать договора с оператором связи. На таких отчетах ставится подпись представителя, действующего по доверенности.

Если вы не работаете с кассами и ОФД, с электронной отчетностью, не обмениваетесь документами по ЭДО, не продаете маркированные, отслеживаемые товары, алкоголь, древесину и т. , то у вас, скорее всего, нет электронной подписи. А может вы просто не знаете, насколько с ней удобнее работать? Расскажем, как и где получить подпись и для чего она нужна бизнесу.

Что такое электронная подпись?Электронная подпись (ЭП) позволяет подписывать документы в электронном виде. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ существует 3 вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Отличаются виды степенью защиты, юридической значимостью и сферой применения. Неквалифицированная электронная подпись — это зашифрованные символы, которые позволяют идентифицировать пользователя и отследить внесенные изменения в документ после подписания. Для того, чтобы неквалифицированная подпись имела юридическую значимость, необходимы договоренность сторон или указание в законодательстве. Такую подпись используют на сайте nalog. ru и для внутреннего документооборота. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — этот вид подписи используется в бизнесе, т. он обладает максимальной защитой и требует удостоверения ФСБ. КЭП приравнивается к рукописной подписи и имеет аналогичную юридическую значимость. Как получить электронную подпись?Простую электронную подпись отдельно получать не нужно: если это одноразовый пароль для входа на сайт, то он формируется при входе. Неквалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющем центре, также она формируется в специальных сервисах и на порталах. К примеру, она может создаваться в системе кадрового электронного документооборота. Квалифицированная электронная подпись — о ней расскажем подробнее, т. чаще всего бизнес использует именно этот тип подписи. Как получить КЭП руководителю или ИП в налоговой?С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП могут бесплатно получить КЭП в ФНС. Сфера деятельности ИП и компаний может быть любой. Исключения составляют банки, операторы платежных систем, инвестиционные фонды и ломбарды. Такие организации получают электронную подпись в удостоверяющем центре Банка России. Служащие бюджетных организаций получают ЭП в Федеральном Казначействе. Порядок действий для обычных ИП и руководителей компаний будет следующим:1. Подать заявление на получение. Существует два способа:

• в отделении ФНС на бумаге лично;
• в электронном виде через официальный сайт ФНС.

Актуальный перечень налоговых, в которых можно получить электронную подпись можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Либо то же самое можно получить, обратившись к доверенным лицам УЦ ФНС. Сейчас их всего три: ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр» и Банк ВТБ (ПАО). Пока расширять этот список ФНС не намерена. Документы, которые нужно иметь при себе:

Сертифицированные носители для КЭП Рутокен Lite от Платформы ОФД — не беспокойтесь за защиту вашей электронной подписи!

Приобрести средство криптографической защиты КриптоПРО: без него нельзя работать с электронной подписью. Если ранее была приобретена бессрочная лицензия, то можно продолжать пользоваться ей. Услуга получение электронной подписи и сама подпись в налоговой бесплатные, необходимо будет только заплатить за носитель и средство криптозащиты.

• Электронная подпись в налоговой для руководителя или ИП выдается в одном экземпляре и не может быть скопирована.
• Средство криптозащиты можно приобрести у любого провайдера с действующей сертификацией, но есть случаи технических проблем при подключении у пользователей, поэтому надежнее приобретать КриптоПРО для работы с электронными подписями. Лицензию необходимо покупать на каждое устройство, с которого планируется подписывать документы.

Список центров можно посмотреть на официальном сайте Министерства цифрового развития по ссылке.

Напоминаем, что с актуальным списком аккредитованных УЦ можно ознакомиться по ссылке.

Квалифицированная ЭП для сотрудников и физических лиц сразу на сертифицированном USB-токене.

Где используется КЭП?Юридическому лицу или сотруднику организации:

• электронной отчетности
• электронного документооборота: внутреннего, с другими организациями и государственными органами (через портал Госуслуги, сайт Росреестра или другие
• Для электронной подачи судебных заявлений.
• Для участия в торгах и закупках по 223-ФЗ и 44-ФЗ на любой электронной торговой площадке
• Для предоставления сведений в систему ЕГАИС при работе с алкогольной продукцией.
• онлайн-кассыподключению к ОФД
• Для регистрации и работе в системе «Честный знак» (ЭП нужна всем участникам оборота маркированной продукции) и ФГИС «Меркурий».

• Для подтверждения записи на портале Госуслуги.
• Для осуществления сделок с недвижимостью и оформлению в Росреестре.
• Для оформления займа или кредита.
• Для подачи налоговой декларации.
• Для оформления электронного трудового договора.

Например в личном кабинете Платформа ОФД, используя электронную подпись, можно зарегистрировать онлайн-кассу, через платформу Госотчёт сдавать отчетность, а через платформу ЭДО обмениваться документами.

Чем больше растет ваш бизнес, тем удобнее вам пользоваться цифровыми сервисами, онлайн-услугами и платформами для решения текущих задач. А начинающим предпринимателям электронные услуги и сервисы помогают значительно сэкономить на старте. Например, зарегистрировать ООО или ИП можно без уплаты госпошлины, если вы сделаете это через сайт ФНС или Госуслуги. А для этого как раз и пригодится электронная подпись.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Вот как используют электронную подпись юридические лица:

• Работают с электронными документами, которые не надо печатать на бумаге. Государство признает такие документы имеющими юридическую силу.
• Передают электронные налоговые декларации в ИФНС.
• Оформляют электронные заявки на патенты, сделки с собственностью и др.
• Участвуют в электронных торгах, где подписывают заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде.
• Подписывают документы в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно удаленно оформить платеж и получить другие банковские услуги.
• Подписывают служебные электронные документы внутри организации.
• Регистрируют электронные сделки с недвижимостью.
• Оформляют трудовые отношения с удаленным сотрудником.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т.

А вот что могут сделать с электронной подписью обычные граждане:

• Получить государственные услуги через интернет — например, оформить регистрацию или обращение к муниципальным властям с помощью портала госуслуг.
• Подать электронное заявление на поступление в вуз, записать ребенка в садик или школу.
• Обмениваться документами с удаленным работодателем.
• Зарегистрировать или получить патент или разрешение — например, на строительные работы.
• Подать судебный иск или жалобу в электронном виде. Сделать это можно через систему ГАС «Правосудие».

Обычно физлица делают электронную подпись, чтобы передавать документы госслужбам — например, удаленно подают заявление на регистрацию по месту жительства или отправляют иск или доверенность в суд. Но на самом деле электронная подпись может заменить рукописную в любых случаях. Вот как, к примеру, ее можно использовать:

• Подписать долговую расписку, если хотите занять денег у человека из другого города.
• Подать иск, ходатайство или жалобу.
• Заверить доверенность, в том числе ту, для которой нужен нотариус.
• Заключить договор: купли-продажи, на оказание услуг или любой другой.
• Подписать любые документы. Многие из нас сталкивались, например, с удаленным банковским обслуживанием. Оно все построено на принципах электронной подписи. Ввод кода, полученного по смс, равнозначен подписанию документа.
• Решить любой вопрос с налоговой службой. ФНС сама оформляет электронную подпись для решения таких вопросов, ей можно подписывать любой документ для налоговой и не ходить в ФНС. Это может быть, например, заявление на налоговый вычет, заявка о предоставлении льгот или жалоба на действия сотрудников ФНС.
• Обезопасить деловую переписку. Взломать почтовый ящик проще, чем подделать ЭП. Если два человека договорились между собой о том, что будут считать достоверными письма, подписанные электронными подписями, им никто не мешает это делать.

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись на практике, мы рассказывали в другой статье.

Объясняем сложное простым языком

Разбираем законы, которые касаются вас и ваших денег. Раз в месяц присылаем письма с самым важным

Как устроена ЭП

Файл электронной подписи генерирует специальная программа — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда вы подпишете документ электронной подписью, эта программа просканирует документ. В итоге она создаст уникальное сочетание данных документа — хэш-сумму. Она шифруется с помощью закрытого ключа — особой последовательности символов, которая формирует файл подписи. Ключ выдают владельцу подписи.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца на любом удобном носителе: на компьютере, внешнем диске или токене — специальной защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, смарт-карте, симке, в облачном хранилище и т.

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

• Кто владеет подписью.
• Какие у него полномочия.
• Какая организация выдала подпись и какие у нее полномочия.

Программа СКЗИ проверяет хэш-сумму и сравнивает ее с содержанием документа. Если все совпало, документ не меняли и подпись цела. Несовпадения означают, что документ изменили после того, как подписали. Тогда подпись автоматически считается недействительной и документ теряет юридическую силу.

Виды ЭП и их отличия

В законе описаны несколько видов электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись уязвима, поэтому ее применяют не везде. Если вы работаете с имущественными и финансовыми документами, то лучше ее не использовать. Она подтвердит, что документ подписали, но не гарантирует, что его не меняли и что его подписал нужный человек. Это будет проверять арбитражный суд, если возникнет спорная ситуация.

Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью средств шифрования. Средства шифрования — это специальная программа, имеющая сертификат ФСБ. Считается, что подделать подпись, созданную с помощью такой программы, невозможно или очень сложно. Эта подпись говорит: документ подписал такой-то человек в такое-то время и не менял его после.

Эту подпись используют в электронном документообороте. Ей подписывают договоры, контракты и агентские отчеты, но только если стороны заключили соглашение о доверии таким подписям и электронным документам.

Неквалифицированные подписи можно генерировать внутри компании или сервиса с помощью бесплатных инструментов. Государство не может контролировать неквалифицированную подпись: ее может выдать кто угодно, ей может владеть кто угодно и она не защищена средствами, которым доверяет государство. Именно поэтому в судебных инстанциях не принимают такие подписи.

Квалифицированная электронная подпись — самый надежный вид электронной подписи. От неквалифицированной ее отличает то, что выдают ее в удостоверяющем центре. Эта организация уполномочена выдавать электронные подписи и осуществлять услуги по криптозащите информации. Она прошла сертификацию ФСБ и аккредитацию у Минкомсвязи, и ей доверяют государственные органы.

Целостность подписи проверяют двумя способами:

Так определяют, что подпись не была утеряна, украдена или просрочена, когда ее использовали.

Сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять каждый год: помнить, когда она перестает действовать, и вовремя заказывать перевыпуск.

У квалифицированной подписи есть два важных преимущества.

Взломать квалифицированную подпись практически невозможно — это потребует слишком больших вычислительных ресурсов. Если вы потеряете закрытый ключ, по вашему сигналу удостоверяющий центр отзовет сертификат — подписывать документы с его помощью будет нельзя.

Ее можно использовать в любых операциях с электронными документами. Ей доверяют арбитражный суд и налоговая служба, поэтому чаще всего ей подписывают электронные счета-фактуры, налоговые декларации и договоры.

Где можно использовать электронную подпись

ПростаяНеквалифицированнаяКвалифицированная

Внешние и внутренние электронные документы+++
Документооборот с физическими лицами+++
Госуслуги+—+
Документы для ИФНС в личном кабинете налогоплательщика—++
ПФР и ФСС——+
Арбитражный суд——+

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

• Кликните правой кнопкой мыши по документу.
• Найдите пункт меню «» и нажмите «Подписать».
• После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
• В итоге рядом с документом появится новый файл  — это и есть файл электронной подписи.

Запуск мастера создания электронной подписи с помощью «» в Виндоус

Документы «Микрософт-офис» подписать еще проще:

• В ворде во вкладке «Файл» откройте пункт «Сведения».
• Найдите кнопку «Защита документа». В экселе она будет называться «Защита книги», в пауэпоинте — «Защита презентации».
• Далее в открывшемся меню нажмите кнопку «Добавить цифровую подпись».
• Выберите из списка сертификат подписи и нажмите «Ок».

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ. doc. sig.

Если у вас установлена СКЗИ и есть подпись, то подписать документ можно прямо в ворде

Документы можно подписывать в электронной почте и облачных хранилищах — например, в «Дропбоксе» и на «Яндекс-диске». Для этого нужно установить специальное расширение для браузера. Такое расширение добавляет в интерфейс вашего файлового хранилища кнопку «Подписать».

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Чтобы подписать документ в «» с помощью плагина eSignGSA, найдите плагин в разделе «Дополнения» и установите его. Затем нажмите Start

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

• Портал «Криптопро».
• Сайт госуслуг.
• Сервис «Контур-крипто».

На сайте «Криптопро» укажите путь к подписанному документу и подписи в специальном окне, и программа выдаст результат

На сайте госуслуг вам нужен третий пункт — «ЭП отсоединенная, в формате PKCS#7». Загрузите документ, который хотите проверить, в формате PDF или xml и файл с подписью в формате xml. sig или pdf. sig. Названия документа для проверки и файла с подписью должны быть одинаковы. Затем введите проверочный код с изображения и кнопку «Проверить»

Можно ли передать подпись другому

Теоретически можно. По закону вы должны не допускать того, чтобы подпись попала в чужие руки без вашего согласия. Получается, другой человек может использовать вашу подпись, если вы согласились на это. Но ответственность за любой подписанный документ все равно несет владелец подписи.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в удостоверяющий центр.

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если какие-то документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов.

Где используется ЭП?

Если в недалеком прошлом основным назначением ЭП являлась сдача отчетов в контролирующие органы через электронные каналы связи, то в настоящее время без ее использования не представляется возможным организация документооборота в компании.

Сегодня многие сотрудники перешли на удаленный режим работы и, соответственно, поменялась вся технология прохождения документов внутри компании. С появлением ЭП отпала необходимость «живьем» подписывать первичные документы, договоры, направлять оригиналы документов контрагентам по почте.

Без ЭП невозможно принять участие в государственных тендерах, в закупках на электронных площадках. Благодаря ЭП можно подать иск в арбитражный суд, работать с государственными порталами.

Например, с порталами «Честный знак», Мосресурсом, ГИС ЖКХ, с сайтом Госуслуги. ЭП нужна и для отправки платежей в системе «Клиент-банк».

Практически большинство компаний уже перешли на ЭДО, т. могут принимать, отправлять документы контрагента, подписывая их своей ЭП.

ЭП активно использует не только компаниями, но и физическими лица. Например, если гражданин хочет получить возврат налога через личный кабинет налогоплательщика, ему нужно оформить ЭП. Это позволит направлять налоговикам декларацию по форме 3-НДФЛ, а также подтверждающие документы к ней. Подписанные ЭП документы признаются равнозначными «бумажным» документам и позволяют дистанционно взаимодействовать с налоговиками. Причем получить такую подпись для физического лица не составит труда.

В чем преимущества ЭП перед обычной подписью?

Помимо экономии времени и защиты от подделки документов, без ЭП в ряде случае просто не обойтись.

Не имея усиленной квалифицированной ЭП, невозможно отправить отчетность в контролирующие органы, бизнесмен не сможет принимать участия в тендерах, государственных закупках. Поэтому ЭП — это уже веление времени.

Какую подпись из трех выбрать — зависит от целей использования. Компания может иметь несколько подписей, например, для внутрикорпоративного документооборота и для работы с государственными органами.

Сколько стоит ЭП?

Стоимость зависит от вида и назначения электронной подписи. Самый доступный вариант для физических лиц обходится в сумму от ₽1 тыс. в год. Он подойдет для работы с порталом госуслуг, регистрации ИП или недвижимости через интернет.

Для бизнеса стоимость может составлять от ₽2 тыс. до ₽16 тыс. рубей и более.

В каких случаях ЭП обязательна?

Например, для онлайн-подачи налоговой отчетности, использования онлайн-касс, торговли алкоголем или маркировки товаров.

Как отмечает руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков, 9 из 10 предприятий в России уже пользуются ЭП. Но инструмент не навязывают предпринимателям, подчеркивает он.

«Чисто теоретически бизнес можно вести и без банковского счета: рассчитываться наличкой, хранить деньги в мешке. Но удобно ли это?» — рассуждает эксперт. То же касается и электронной подписи. С ней работать проще, чем без нее.

Насколько универсальна ЭП?

По данным опроса, который провели аналитики «Контура» среди владельцев малых и микропредприятий, 56% используют ее только для подписания и отправки отчетности.

На самом деле с помощью уже имеющейся ЭП можно подписывать документы в совершенно разных сценариях, рассказывает Казаков. Ведь одна квалифицированная электронная подпись директора может подойти и для отчетности, и для торгов, и для обмена документами с контрагентами.

Часто бывает так, что руководитель бизнеса заводит ЭП, чтобы сдавать отчетность. Потом у организации появляется желание участвовать в торгах. Человек, который отвечает за это, может не знать, что у руководителя уже есть ЭП, и предлагает ему завести еще одну подпись — уже для закупок. На деле руководитель может использовать одну и ту же ЭП и для отчетности, и для подписания контракта.

«В действительности сфера применения такой подписи ничем не ограничена. Ограничены только знания об ЭП. Наша задача — снимать барьеры, говорить о том, что это универсальный инструмент, который много где пригодится», — комментирует Казаков.

Однако если подпись оформлена на тендерного специалиста, то не стоит передавать ее бухгалтеру — это то же самое, что передать ему личную банковскую карточку. Лучше завести на каждого сотрудника собственную подпись или определить того, кто будет подписывать все документы.

Кроме того, ЭП могут отличаться по дополнительным услугам и спецификациям. Так, вместе с электронной подписью для торгов могут идти консультации экспертов по закупкам.

В каких сценариях можно использовать одну и ту же ЭП?

С помощью ЭП можно реализовать достаточно много разных сценариев.

• Участвовать в электронных торгах. Для работы с госзакупками по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческими торгами необходима КЭП. Без нее бизнес не сможет получить госконтракт или стать подрядчиком крупной компании, например, РЖД или «Роснефти». Подпись потребуется на всех этапах торгов — от регистрации в Единой информационной системе и подачи заявки на участие до предложения своей цены на аукционе и подписания контракта.
• Перевести документооборот с госорганами в электронный вид. С помощью ЭП можно не только сдавать отчетность, но и отправлять запросы в различные государственные органы. Например, чтобы уточнить информацию о налогах или по другим вопросам. Для бизнеса это важно, учитывая, что требования органов могут быстро меняться.
• Найти новых контрагентов и подписать с ними контракты. Если возникли проблемы с поставками из-за рубежа, иностранные заказчики приостановили сотрудничество или просто хочется найти новых партнеров, всегда можно обратиться к организациям из других регионов. Сегодня многие переговоры ведутся в онлайн-формате, а необходимые документы скрепляются с помощью ЭП. По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи. Но гарантом юридической силы электронных документов (без подписания допсоглашений) является только КЭП.
• Подать иск в суд. Сделать это можно с помощью той же ЭП, что оформлялась для подачи отчетности. В условиях новой реальности бизнес будет все чаще сталкиваться с необходимостью защитить свои права или разобраться в непростой ситуации с поставщиком или заказчиком, предполагает Казаков.
• Получить банковские услуги. С помощью КЭП компания может дистанционно получить банковские гарантии, а физлицо — оформить онлайн-кредит.
• Работать с подрядчиками на удаленке. ЭП помогает при оформлении сотрудника как на полную ставку, так и в формате частичной занятости по договору ГПХ. Квалифицированная подпись позволяет официально оформить трудовые отношения.
• Оформить недвижимость онлайн. Недвижимые активы можно продать или купить, сделка проводится с помощью квалифицированной ЭП через Росреестр. Электронная подпись также дает возможность запросить информацию об интересующем объекте — проверить его юридическую чистоту, чтобы застраховаться от рисков.

В каких новых областях будут применять ЭП?

Постепенно покрытие российского бизнеса электронными цифровыми подписями будет стремиться к 100%, ожидает Казаков. Все больше людей и организаций начнут применять ЭП для решения повседневных задач.

По словам эксперта, в 2022 году в России продолжит развиваться кадровый электронный документооборот. «Мы видим, насколько удобнее и эффективнее подписывать все кадровые документы — начиная от трудового договора и заканчивая приказами и распоряжениями, нормативными актами — в электронном виде. Это быстрее, не заваливает кадровую службу лишней работой по распечатыванию бумажек», — говорит Казаков.

Другое перспективное направление — самозанятые. У них есть постоянная необходимость обмениваться документами, актами, договорами с покупателями. Они часто работают в удаленном режиме. Чем легче им общаться с заказчиками, тем лучше они себя чувствуют. При этом самозанятым не нужна КЭП, им подойдет и неквалифицированная электронная подпись как более простой инструмент для физлиц, отмечает руководитель удостоверяющего центра.

«Мы уже видим такой тренд. Думаю, у всех экономически активных физиков в течение трех-пяти лет появится какая-нибудь электронная подпись, квалифицированная или неквалифицированная, в зависимости от их рода деятельности», — говорит Казаков.

Подорожают ли ЭП в обозримом будущем?

Резких скачков тарифов наподобие роста цен на компьютеры и оборудование ждать не стоит, уверены в «Контуре». Более того, государство старается сделать ЭП более доступной для бизнеса. Так, для руководителя компании или ИП налоговая выпустит подпись бесплатно. Платить придется только за защищенный носитель (токен) и специальную программу — криптопровайдер.

Как на работу ЭП повлияют санкции?

Для записи сертификатов цифровой подписи используются токены. Их в России делают несколько организаций. «Они сейчас работают над тем, чтобы перестроить и заново наладить цепочки поставок. Пока прогноз оптимистичный. Все говорят, что токены в стране будут. Каких-то больших рисков мы не видим», — заключает Казаков.

В чем плюсы и минусы каждой из трех ЭП?

Каждая из ЭП имеет свое предназначение.

Первый вид: простая ЭП.

Это самый первый, низший уровень подписи по иерархии. Такая ЭП лишь подтверждает авторство документа, но не обладает никакой степенью защиты, да и не имеет юридической силы.

Получить такую подпись достаточно легко. Например, с помощью обычного офиса, в котором есть функция «Защита документа» и опция «Добавить цифровую подпись».

Второй вид: усиленная неквалифицированная ЭП.

Это уже более сложный уровень подписи, которая содержит уникальную последовательность символов. В отличие от простой ЭП, усиленная неквалифицированная ЭП защищает документ от внесения изменений. Ведь для ее создания используются так называемые средства криптографической защиты информации. Например, КриптоПро.

Как правило, такая подпись хранится на USB-носителе — флешке. Такую подпись могут использовать физические лица при подаче документов в налоговую инспекцию.

Например, декларации о полученных доходах, сообщения о льготах по земельному, транспортному налогу и налогу на имущество, различного рода уведомлений об открытых счетах за рубежом. Физические лица могут получить такую ЭП бесплатно в налоговой инспекции.

Такая подпись может использоваться в документообороте между контрагентами, если это оговорено в соглашение об использовании между ними ЭДО. Получить такую подпись можно в удостоверяющих центрах.

Третий вид: усиленная квалифицированная ЭП.

Как следует из ее названия, обладает самой высокой защитой документов и представляет собой ключ, созданный сертифицированными криптографическими средствами.

Такую подпись нельзя сгенерировать самим с помощью программного обеспечения. Усиленную квалифицированную ЭП можно получить в удостоверяющем центре, в налоговой инспекции.

Подписанные такой подписью документы имеют юридическую силу. Такая подпись может использоваться везде — от сдачи отчетности, регистрации онлайн-касс до подачи исковых заявлений в суд.